Regnskapsføring, lønn, årsregnskap, rapportering, rådgivning - tjenester fra din regnskapsfører

Brukerveiledning Visma Webfaktura

Webfaktura er en applikasjon for registrering av ordre/faktura.

Kunder

Kunder blir synkronisert med regnskapsførers system. Om du trenger å opprette en ny kunde, velg knappen «Ny kunde».

Produkter/Varer

Produktene finner du ved å trykke Produkt og søke. Produkter overføres fra regnskapssystemet (av regnskapskontoret). Man kan lage nye produkter ved å trykke «Nytt produkt».

Opprett faktura

Faktura opprettes ved å trykke «Ny faktura» i menyen til venstre eller via kundekortet.
Velg rett kunde, registrer nødvendig informasjon. Velg rett fakturatype. Her styrer du om fakturaen skal sendes elektronisk eller ikke. Når nødvendige felt er utfylt, trykk neste.

Skriv inn Produkt id eller Produktnavn i feltet Produkt ID. Det vil da søkes og finne riktig produkt fra produktlisten. Alle felter kan redigeres og overskrives.
Du får opp en ny linje ved å trykke Tab eller Enter fra siste felt i linja.
Ved å bruke produktnummer 0 (null), kan du legge inn fritekstlinje, f.eks. en kommentar.

Vis faktura

På fanen «Vis faktura» ser du hele fakturaen. Her kan du velge forhåndsvisning eller lagre den som kladd. Er du ferdig kan du godkjenne fakturaen. Hvis du sender fakturaen elektronisk, så vil også muligheten «Send med vedlegg» komme fram. Det er også her du har mulighet til å slette fakturaer som ikke er sendt.

Kreditering

Du kan kreditere en faktura. Du får da opp et spørsmål om hvorvidt du ønsker å kreditere en tidligere faktura. Svarer du ja, vil du komme til fakturaarkivet. Her kan du velge fakturaen du ønsker å kreditere. Klikk på for å kreditere den aktuelle fakturaen. Du kan endre på den krediterte fakturaen før du sender den.

Svarer du nei må du fylle ut kreditnotaen på samme måte som en vanlig faktura. Eneste forskjellen er at antall blir som standard satt til -1.

Fakturaarkiv

I «Fakturaarkiv» ligger alle sendte fakturaer, både betalte og ubetalte. Klikk på «Vis alle fakturaer» for å se alle. Her kan du åpne fakturaene i pdf-format eller velge å kreditere en faktura.

Faktura klar til sending

I «Faktura klar til sending» ligger alle fakturaene som er godkjent, men ikke sendt. Fakturaene kan fortsatt redigeres eller slettes. Klikk på for å redigere eller slette fakturaen. Fakturaen får altså ingen fakturanummer og blir ikke sendt over til ditt regnskapskontor før fakturaen blir sendt. Legg merke til «Info»-kolonnen som kan gi deg informasjon dersom f. eks forfallsdatoen allerede er passert. For å sende fakturaene velger du en, flere eller alle og trykker “Send faktura”.

Fakturakladder

I «Fakturakladder» ligger fakturaene som har status som kladd. Du kan endre fakturaen, endre forfallsdato eller merke dem og trykke “Godkjenn”.
På «Dashboard» finner du oversikt over hva som er fakturert de siste 12 måneder. Du ser også driftsmeldinger som vi bruker for å komme med informasjon. Nederst ser du topp 5 kunder og produkter. Klikker du på «Detaljer», vil du se rapporter med bakgrunnsinformasjon til disse grafene. I «Fakturatransaksjoner» finner du oversikt over alle fakturalinjene fra fakturaene du har laget. Linjene kan eksporteres ut til Excel, og brukes videre der for egne statistikker og rapporter.

Oppsett av elektronisk faktura

Logg deg på WebFaktura
Klikk på “Mitt firma” i menyen til venstre
Klikk på linken “Aktiver elektronisk faktura” til høyre i skjermbildet.
Pass på at feltene under “Dine opplysninger er riktig og fullstendig utfylt.
Klikk av for “Jeg har lest og godtar vilkårene for å bruke Elektronisk faktura”.
Trykk på knappen “Send”
Du skal nå motta en epost for å bekrefte at e-postadressen er korrekt. Trykk på linken i e-posten for å aktivere kontoen.
Hvis registreringen gikk i orden, vil du nå få et nytt alternativ under faktura-sendemåte i faktureringsrutinen, nemlig “Elektronisk faktura”.